Если среди работников организации на воинском учете состоят менее 500 граждан, заниматься ведением воинского учета может 1 человек и то по совместительству. При этом в штатном расписании должность специалиста по воинскому учету все равно должна быть.

И вот почему: при приеме на работу по совместительству также заключается трудовой договор. А в трудовом договоре, среди прочего, должно быть условие о трудовой функции (работа по должности в соответствии со штатным расписанием). Значит, чтобы принять по совместительству работника на должность специалиста по воинскому учету, такая должность должна быть в штатном расписании.

Источник: Онлайнинспекция.рф, "Главная книга"